フリーランスだからこそ整理！デスク周りの整理術4選【業務効率化】

フリーランスは

・書類や資料
・文具
・パソコン、スマートフォン
・お金、通帳、印鑑

など、さまざまな物を自分で管理しなければなりません。

きちんと管理できていれば必要な時にさっと取り出せますが、管理できていないとどこに何があるか分からず、探す時間を取られて仕事に支障が出ることがあります。

そこでおすすめしたいのが「整理」です。

デスク周りを中心に仕事環境を整えれば、業務を効率化し、限られた時間の中で最大限の成果を出せるからです。

今回は、フリーランスにおすすめしたい！「デスク周りの整理術4選」を紹介します。

整理できないことで生じる3つの問題

私はもともと整理が苦手でした。

例えば、書類はとりあえず案件ごとにクリアファイルに入れて棚に投げ込み、必要になったらクリアファイルの束から探し出していました。

こんな感じでもどうにかなるのですが、何となく分けているだけだったので、いろいろな問題が起きます。

主な問題は、以下の3点です。

①時間が無駄になる
②収入が減る
③精神的なストレスになる

それぞれどのように問題になるのか、説明していきます。

①時間が無駄になる

まず、探し物をしなければならないため、時間が無駄になります。

例えば書類の場合、

・ファイルの中を探すけれど「ない！」
・バッグの中を探すけれど「ない！」
・車の中に置き忘れたかもと車内を探すけれど「やっぱりない……」

あちこち探しているうちにどんどん時間がたってしまいます。

②収入が減る

本来ならば仕事ができるはずの時間を探し物に費やしてしまうと、その分、収入が減る可能性があります。

数分ならばいいですが、数時間、半日と無駄になるのは、フリーランスにとっては痛いですよね。

③精神的なストレスになる

さらに、精神的なストレスにもなります。

・「今すぐあの書類が欲しいのに！」とイライラしたり
・「納期に遅れてしまう」と焦ったり

そのうち「どこかに置き忘れた？」と不安に襲われ、最終的には「もうダメだ」と落ち込んでしまう……。

それでも探しまくって、見つかったら「あー、よかった」と胸をなで下ろすのですが、このイライラや焦り、不安は精神的にいいことではありません。

デスク周りの整理術4選

そこで、私は整理に関する本を読んだり、整理収納アドバイザーや整理上手な方のブログやSNSをチェックしたりして、デスク周りの整理に取り組みました。

その結果、次の4点を実践しています。

①使う物だけ残す
②グループ分けする
③定位置を決める
④ラベルを貼る

整理の流れに沿って、それぞれ解説していきましょう。

①使う物だけ残す

まず、今持っている物をいったん全部出して見渡してみて、使っていない物は処分し、使う物だけを残します。

ここでは、筆記用具を例に挙げてみます。

ボールペン、シャープペン、蛍光ペンなど、皆さんいろいろ持っていると思いますが、結局、お気に入りの物ばかり使っていませんか。

・インクが出ない
・クリップが折れている

など、使えない物もちろん

・使い心地がよくないなど手が伸びない物

も思い切って処分しましょう。

②グループ分けする

残した物は

・用途別
・使用頻度別
・アイテム別

などでグループ分けします。

書類ならば、以下のような形で分けていきます。

取引先別

・A社案件
・B社案件
・C社案件

案件別

・取材案件
・インタビュー案件
・ブログ案件

使用頻度別

・週1回は使う書類
・月1回使う書類
・数カ月に1回使う書類
・年に1回使う書類

書類の整理には、キングジムのクリアファイルがおすすめ！　シンプルで使いやすいです。

使用頻度が少ない書類は、コクヨのファイルボックスに収納しています。

③定位置を決める

グループ分けができたら、次は物の定位置を決めます。

物を使う場所や使用頻度を考えて、使いやすい位置に置きましょう。

定位置を決めることで、使う時は取り出しやすく、しまう時は戻しやすくなります。

④ラベルを貼る

整理は、一時的に片付けて終わりではなく、継続することに意味があります。

きれいな状態を保つためには、ラベルを貼るのがおすすめです。

例えば、書類は目的別にファイルに分けて、背表紙にラベリングしましょう。

ラベルがあれば、目的の物がすぐに見つかるうえ、無意識のうちに定位置に戻そうとするため、整理された状態が続きやすくなります。

私は、ブラザーのラベルライター「P-TOUCH CUBE PT-P300BT」を使っています。こちらのレビュー記事も参考にしてください。

＼文字の入力はスマホでOK！　手軽にラベリングできます／

フリーランスだからこそ整理しよう！

一人で働くフリーランスだからこそ、時間を有効活用することが大切です。

そのためには、整理が欠かせません。

私は整理するようになってから、どこに何があるかきちんと把握できるようになり、探し物の時間が大幅に減りました。

・物を取り出すまでに時間がかかる
・探し物で時間を無駄にしてしまっている

という方は、デスク周りを整理してみてはいかがでしょうか。